Tataran Ideologis: Sistem Mutu Manajemen

TATARAN IDEOLOGIS

“SISTEM MUTU MANAJEMEN”

 STIE Indocakti Kota Malang merupakan salah satu kampus yang memiliki ide unik terkait sistem pendidikannya. Dalam melangsungkan tugas akhirnya, mahasiswa diharuskan membuat Skripsi berbentuk RnD dan diperbolehkan pula dalam bentuk kualitatif serta kuantitatif yang konsern terhadap “Sistem Mutu Manajemen”.

“Sistem Mutu Manajemen” memang terlihat aneh didengar dalam dunia Manajemen. Seluruh mata kuliah manajemen yang ada di Indonesia menggunakan istilah “SISTEM MANAJEMEN MUTU”. Terasa bertambah aneh tatkala ada beberapa mahasiswa yang disalahkan saat menyamakan persepsi antara Sistem Mutu Manajemen dengan Sistem Manajemen Mutu. Menurut ahli akademisi keduanya jelas berbeda dan tidak dapat disamakan, namun apakah benar demikian?

Menurut (Purwiyanto, 2018) Sistem Mutu Manajemen terkait erat dengan tata kelola organisasi yang berkualitas. Tata kelola ini terkait dengan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan evaluasi atau kontrol kerja (controlling). Sebelum memahami tentang Sistem Mutu Manajemen secara utuh, terlebih dahulu harus dipahami secara parsial apa itu sistem, manajemen, dan mutu.

Menurut Jogiyanto (2005), sistem merupakan kumpulan dari emelen-elemen yang kesemuanya saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Elemen-elemen tersebut memiliki tugas yang berbeda-beda namun saling bekerja sama antar satu dengan yang lain membentuk suatu satuan kerja dalam menggapai tujuan tertentu. Benar apa yang dinyatakan oleh Purwiyanto (2018) bahwa sepeda pedal memiliki banyak komponen seperti roda, pedal, dan sadel. Roda sendiri memiliki banyak elemen yang lebih kecil yang fungsinya tentu berbeda-beda namun saling bekerja sama agar sepeda tersebut dapat berjalan dengan baik.

Menurut Goetsch & Stanley (2000) mutu merupakan sebuah keadaan dinamik yang diasosiasikan kepada sebuah produk, jasa, orang, proses, maupun pergantian keadaan lingkungan. Kata “dinamis” dapat dimaknai dengan sebuah keadaan yang dapat berubah seiring dengan waktu dan kondisi. Mutu menurut Nursya’bani (2006) memiliki dua prespektif yaitu prespektif produsen dan prespektif konsumen. Prespektif produsen ditimbang dengan standar produksi dan biaya, sedangkan prespektif konsumen ditimbang dengan desain dan harga termasuk di dalamnya kualitas yang dapat memuaskan pemakainya. Mutu yang ideal terjadi apabila terdapat titik temu antara dua prespektif tersebut.

Menurut Rivai & Sagala (2010), manajemen merupakan sebuah ilmu sekaligus seni dalam mengelola sumber daya secara efektif, efisien, dan produktif untuk mewujudkan suatu tujuan yang diharapkan. Pengelolaan sumber daya yang efektif, efisien, dan produktif tidak terlepas dari kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan eveluasi atau kontrol terhadap unsur-unsur pengelolaannya. Apabila tidak dikhususkan, manajemen memiliki cakupan yang sangat luas, maka dari itu manajemen dikenal dengan pembagian-pembagian cakupan sebagai berikut: Manajemen Sumber Daya Manusia, Manajemen Produksi, Manajemen Keuangan, Manajemen Strategi, dan Manajemen Pemasaran.

Menurut Susilo (2003) Manajemen Mutu merupakan sebuah upaya tersistematis dalam bingkai perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan langkah evaluasi terhadap seluruh unsur organisasi baik internal maupun eksternal yang mencangkup dimensi-dimensi manajemen guna memuaskan pelanggan baik masa sekarang maupun akan datang. Susilo (2003) menggunakan istilah manajemen mutu yang tersistem, sehingga dikenal dengan Sistem Manajemen Mutu sedangkan Sistem Mutu Manajemen terasa menggunakan padanan kata yang asing, hal ini bisa dibuktikan di toko-toko buku apakah ada yang menjual buku dengan judul “Sistem Mutu Manajemen” juga bisa dibuktikan di search pencarian Google Engine ataupun Google Scholar (google cendekia) tentang judul tersebut.

Semenjak Purwiyanto (2018) menyatakan pendapatnya dalam bentuk buku ajar PPL untuk STIE Indocakti, maka istilah Sistem Manajemen Mutu berbeda dengan Sistem Mutu Manajemen. Menurut Purwiyanto (2018), Sistem Mutu Manajemen hanya terkait dengan tata kelola (manajemen) yang bermutu, tidak terkait dengan proses produksinya maupun terkait dengan produk/outputnya. Sehingga menurut Purwiyanto (2018) Sistem Mutu Manajemen mencangkup keseluruhan dari perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan evaluasi terhadap proses tata laksana organisasi dari suatu perusahaan atau organisasi tertentu.

Kritikan Terhadap Perbedaan Pengertian Sistem Mutu Manajemen dan Sistem Manajemen Mutu

Secara ilmiah Sistem Manajemen Mutu dengan Sistem Mutu Manajemen sebenarnya adalah sama saja, apabila dirujuk berdasarkan pendapat Susilo (2003) maupun Purwiyanto (2018) tidak memiliki perbedaan sama sekali. Baik Sistem Mutu Manajemen maupun Sistem Manajemen Mutu keduanya sama-sama mengaitkan tata organisasi yang bermutu atau dapat dimaknai sebagai peningkatan kualitas manajemen dalam membentuk organisasi yang bermutu.

Tentu perbedaan yang sedikit di sini terletak pada maksud dan tujuan Purwiyanto (2018) untuk membedakan antara Sistem Manajemen Mutu terkait dengan proses manajemen tersendiri yang bertanggung jawab atas kualitas produk dengan mengamati serangkaian produksinya, sedangkan Sistem Mutu Manajemen lebih terkait dengan proses manajemen tata kelola organisasi, maka itu kurang dapat diterima secara ilmiah.

Divisi dalam perusahaan yang terkait dengan tanggung jawab output dan outcome dalam suatu proses produksi dinamakan Quality Control (QC) dalam manajemen strategi itu masuk kedalam ranah ilmu Total Quality Management (TQM). Sedangkan Sistem Manajemen Mutu masuk juga di dalam tata kelola organisasi bermutu yang mendukung proses berjalannya manajemen dalam perusahaan sehingga perusahaan/organisasi meningkatkan kualitasnya melalui standar-standar yang ditetapkan termasuk di dalamnya adalah aktivitas QC pada ranah Manajemen Produksi. Hubungan sinergis antar divisi manajemen dengan memperhatikan kualitas mutu secara total disebut Total Quality Management (TQM).   

Pada umumnya Sistem Manajemen Mutu dibagi menjadi beberapa sub pembahasan dan ranah sesuai dengan fokusnya dalam membentuk strategi perusahaan untuk mengembangkan dirinya melalui manajemen dan tata laksana organisasi. Saat ini pembahasan secara parsial sudah jarang diterapkan oleh para praktisi manajemen dalam melakukan audit dan kontrol terhadap perusahaan karena badan dunia sudah bersepakat untuk membentuk standardisasi khusus bagi perusahaan yang dikenal dengan nama ISO. Dengan adanya ISO perusahaan memiliki standar khusus dalam mengembangkan dirinya menjadi lebih baik. Perusahaan harus mampu mensinergikan keseluruhan daripada fungsionalisasi manajemen, baik manajemen SDM, manajemen produksi maupun manajemen yang lainnya yang tergabung dalam ranah ilmu TQM.

Titik Tengah Tataran Ideologis

Guna meminimalisir konflik dalam mencerna apakah Sistem Mutu Manajemen dengan Sistem Manajemen Mutu, maka ditarik sebuah jalan tengah dalam memahaminya. Apabila hanya berputar-putar dalam ranah kedua frase tersebut maka tidak akan pernah selesai, memang karena keduanya SAMA SAJA. Dapat menjadi sesuatu yang berbeda apabila Sistem Mutu Manajemen dibandingkan dengan Total Quality Management (TQM), bahwa Sistem Mutu Manajemen merupakan sesuatu yang parsial atau bagian daripada TQM.

Sistem Mutu Manajemen dalam Ranah UMKM

Setelah dibahas bahwa Sistem Manajemen Mutu dengan Sistem Mutu Manajemen adalah dua hal yang sama, maka kita gunakan saja istilah di STIE Indocakti sebagai almamater kita bersama yaitu “Sistem Mutu Manajemen”. Lantas bagaimanakah peranan Sistem Mutu Manajemen terhadap UMKM?

UMKM merupakan singkatan dari Usaha Mikro Kecil dan Menengah. Menurut UU No. 20 Pasal 1 Tahun 2008 tentang UMKM terdapat kriteria modal yang menunjukkan usaha dapat disebut sebagai usaha mikro, kecil, atau menengah, yaitu: (1) Usaha Kecil kekayaan bersih lebih dari Rp 50 juta dan paling banyak Rp 500 juta dan memiliki hasil penjualan tahunan paling sedikit lebih dari Rp 300 juta dan paling banyak Rp 2,5 Miliyar; (2) Usaha Menengah memiliki kekayaan bersih antara Rp 500 juta sampai dengan paling banyak Rp 10 Miliyar dan memiliki hasil penjualan tahunan antara Rp 2,5 Miliyar dan paling banyak Rp 50 Miliyar. Sedangkan usaha yang kurang dari kriteria ketetapan Usaha Kecil disebut Usaha Mikro (Hatiningsih, Subagyo, & Kuntono, 2018).

Sebagai usaha yang minim modal, tentu personil di dalamnya juga sangat minim sehingga proses tata laksana organisasi untuk menghidupkan usaha juga kurang maksimal. Banyak UMKM yang pasang-surut seiring dengan pergantian pemegang usaha, bahkan seringkali bangkrut seiring dengan kematian pemilik usaha. Apabila kita masuk ke dalam ranah pemikiran untuk mengembangkan UMKM, maka Sistem Mutu Manajemen juga dapat berperan dalam mempertahankan kehidupan UMKM tersebut.

Sistem Mutu Manajemen dapat memberikan solusi teknis dengan mengembangkan standardisasi strategi khusus di tengah-tengah permasalahan klasik UMKM yaitu Sumber Daya Manusia dan Sumber Daya Modal. Guna mengoptimalkan kedua sumber daya tersebut, tentu dibutuhkan manajemen yang baik, khsusunya tata kelola organisasi, tata kelola keuangan, tata kelola produksi, tata kelola strategi pengembangan dan pertahanan, yang kesemuanya itu juga dapat tergabung dalam sebuah bentuk Total Quality Management (TQM). Namun apakah TQM di UMKM sama dengan TQM yang dijalankan di perusahaan besar dengan berbasis ISO? Tentu tidak!

TQM itu ilmu sedangkan ISO itu standar. Standar yang harus didasarkan pada ilmu, bukan ilmu yang didasarkan pada standar. Apabila TQM masuk ke dalam ranah UMKM tidak bisa ISO digunakan padanya karena standarnya terlalu tinggi, oleh sebab itu harus ada suatu upaya sistematis dalam ranah Sistem Mutu Manajemen dalam melaksanakan proses manajemen yang terpadu guna menumbuhkan dirinya menjadi sebuah sektor usaha yang profesional walaupun sarat akan keterbatasan sumber daya manusia dan modal. Standaridsasi itu dapat dibentuk melalui pendekatan kepada akademisi maupun praktisi yang memahami seluk beluk UMKM dan konsen untuk menumbuhkembangkan UMKM sebagai sektor usaha yang mandiri dan dapat menopang perekonomian negara khususnya NKRI.

SUMBER PUSTAKA

Goetsch, D. L., & Stanley, B. D. (2000). The Total Quality Approach to Quality Management (3 ed.). New Jersey: Prentice Hall.

Hatiningsih, M. P., Subagyo, Y. H., & Kuntono. (2018). Model Pembelajaran Humanis Tata Kelola UMKM Berbasis Budaya Pancasila dan IT. STIE Santa Pignatelli Surakarta, 19(2), 27–37.

Jogiyanto, H. . (2005). Analisis Desain dan SIstem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.

Nursya’bani, P. (2006). Manajemen Kualitas, Prespektif Global (1 ed.). Yogyakarta: Ekonisia.

Purwiyanto. (2018). Sistem Mutu Manajemen. Malang: Surya Pena Gemilang.

Rivai, V., & Sagala, E. J. (2010). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Jakarta: Raja Grafindo.

Susilo, W. (2003). Audit Mutu Internal: Panduan Praktisi Manajemen Mutu dan Auditor Mutu Internal (1 ed.). Jakarta: Vorqi Statama Bina Mega.

  Link Video dapat diunduh di http://bit.ly/arnanda_smm

Jika Anda menyukai Artikel di blog ini, Silahkan klik disini untuk berlangganan gratis via email, dengan begitu Anda akan mendapat kiriman artikel setiap ada artikel yang terbit di Suara Nada Islami